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Kundenprojekt · R&R Personallösungen

R&R KI‑Software

Bewerbermanagement mit KI, eigens entwickelt statt 500 € Lizenz im Monat.

Ersetzt 500 € Lizenz im Monat

Eine Personalvermittlung zahlte 500 € im Monat für eine Software, die im Kern Bewerber verwaltet. Die eigene Lösung kann mehr: eine übersichtliche Pipeline, KI-erstellte Personalprofile im eigenen Branding und Automatisierungen, die Einwilligungen einholen und nachfassen. Alles DSGVO-konform, obwohl die KI von OpenAI kommt.

Bewerberübersicht als Kacheln mit Status, Sachbearbeiter, Kategorie und Ort

Die Idee

Aus dem alten Lebenslauf wird ein starkes Profil.

Fertiges Personalprofil im Branding von R&R mit Foto, Kennziffer, Werdegang und Ausbildung

Personalvermittler leben von guten Profilen: Ein Kandidat wird dem Kunden nicht mit seinem eigenen, oft uneinheitlichen Lebenslauf vorgestellt, sondern mit einem sauberen Profil im Auftritt der Agentur. Das von Hand zu bauen kostet je Bewerber eine Stunde, und die teure Standardsoftware nahm genau diese Arbeit nicht ab.

KI kann das in Sekunden. Nur dürfen Personaldaten wie Name, Anschrift oder Geburtsdatum nicht einfach an einen KI-Anbieter gehen. Deshalb sieht die KI den Lebenslauf nie im Original: Persönliche Angaben werden vorher durch Platzhalter ersetzt und erst auf dem eigenen Server wieder eingesetzt.

  1. Lebenslauf hochladen.

    PDF oder Word-Datei in den Bewerber ziehen. Der Text wird ausgelesen, Stammdaten wie Name, Adresse und Geburtsdatum kennt die Software bereits aus dem Bewerberdatensatz.

    Lebenslauf-Reiter eines Bewerbers mit Upload für PDF und Word und den hochgeladenen Dokumenten

  2. Persönliches wird unkenntlich.

    Ein Skript ersetzt Name, Anschrift, Telefon, E-Mail, Geburtsdatum, Profil-Links, IBAN und Ausweisnummern durch Platzhalter. Findet die Prüfung danach noch etwas, geht gar nichts an die KI. Was gesendet würde, zeigt die Datenschutz-Vorschau.

    Datenschutz-Vorschau: der Lebenslauf mit Platzhaltern wie [[NAME_1]] statt Name, Adresse und Telefonnummer

  3. Das Profil steht.

    Die KI ordnet Werdegang, Ausbildung, Weiterbildung und Kenntnisse. Erst danach setzt der Server die echten Angaben wieder ein. Fertig ist das Profil im Branding von R&R, als PDF.

    Profil-Editor: links der Original-Lebenslauf, rechts die Felder des neuen Profils

Funktionen

Was es kann.

Alles, was die alte Lizenz konnte, und dazu das, was sie nicht konnte: KI-Profile, Einwilligungen und Automatisierungen, die dem Team täglich Arbeit abnehmen.

Pipeline

Jeder Bewerber auf einen Blick.

Alle Kandidaten als Kacheln, Liste oder Kanban-Board, sortiert nach ihrer Phase im Prozess, von „Neu“ über „Angefragt Talentpool“ bis „Vermittelt“. Eine Karte wird per Drag-and-drop weitergeschoben, und hängt an der neuen Phase eine Regel, läuft sie sofort an.

  • Kanban-Board, Kacheln oder Liste, und die Ansicht bleibt gemerkt
  • Suche nach Name, E-Mail, Ort und Nummer, Filter nach Status und Sachbearbeiter
  • Mehrere Pipelines mit eigenen Phasen und Farben
  • Mehrfachauswahl für Sammelaktionen
Pipeline als Kanban-Board mit den Spalten Neu, Import, Angefragt Talentpool und Talentpool zugestimmt
Einstellungen für Pipelines und ihre Phasen mit Farben und Reihenfolge

Profile

Profile im eigenen Branding.

Aus Stammdaten und Lebenslauf entsteht ein Personalprofil, wie es R&R an Kunden schickt: anonym mit Profilnummer oder mit Kontaktdaten. Logo, Farben und Schrift kommen aus den Einstellungen, die Vorlagen lassen sich per KI-Assistent anpassen, mit Live-Vorschau und jeder früheren Fassung als Revision.

  • Anonymes Profil mit Profilnummer oder Profil mit Kontaktdaten
  • Original-Lebenslauf und neues Profil nebeneinander
  • Vorlagen per KI-Chat ändern, Revisionen bleiben erhalten
  • PDF auf Knopfdruck, abgelegt beim Bewerber
Vorlagen-Editor mit HTML, KI-Assistent und Live-Vorschau des Personalprofils
Branding-Einstellungen mit Firmenname, Logo, Primär- und Sekundärfarbe und Schriftart

Datenschutz

Einwilligung nach DSGVO per Klick.

Bevor ein Bewerber in den Talentpool kommt, braucht es seine Zustimmung. Die Software schickt ihm eine Mail mit zwei Knöpfen; ein Klick führt auf eine persönliche Seite, auf der er bestätigt. Gespeichert wird erst nach dieser Bestätigung. Link-Scanner in Mailprogrammen lösen so keine Einwilligung aus. Danach wechselt der Status von selbst.

  • Nachweis mit Entscheidung, Zeitpunkt und Text
  • Persönlicher Link, 60 Tage gültig
  • Auskunft nach Art. 15 und Löschung nach Art. 17 auf Knopfdruck
  • An die KI geht nie ein Name, eine Adresse oder ein Geburtsdatum
Vorschau der Datenschutz-Mail mit grünem Zustimmungs- und rotem Ablehnungs-Button
Einstellungen der Datenschutz-Einwilligung mit Status bei Zustimmung und Ablehnung

Automatisierung

Nachfassen, ohne daran zu denken.

Autoprozesse arbeiten im Hintergrund: Steht ein Bewerber eine bestimmte Zeit in einer Phase, geht eine Mail raus, eine Aufgabe wird angelegt und der Status rückt weiter. So erinnert die Software nach 4 und 10 Tagen an die Einwilligung, sagt nach 15 Tagen ohne Antwort freundlich ab und legt eine Aufgabe zur Prüfung vor der Löschung an.

  • Regeln aus Status, Wartezeit, Aktion und Folgestatus
  • Stündlich oder täglich zu einer festen Uhrzeit
  • Probelauf vor dem Scharfschalten, jede Ausführung im Protokoll
  • Morgen-Mail um 7 Uhr mit Fälligem und Geburtstagen
Autoprozesse: Regeln mit Pre-Status, Wartezeit, Aktion, Post-Status und Ausführungszeit
Autoprozesse: Status, Wartezeit, Aktion, Folgestatus
Protokoll der ausgeführten Autoprozesse mit Zeit, Bewerber und Ergebnis
Jede Ausführung im Protokoll
Aufgabenliste mit überfälligen, heute fälligen und kommenden Aufgaben und den Geburtstagen der Woche
Aufgaben, Fälligkeiten und Geburtstage auf einen Blick

Postfach

Das Postfach gleich mit drin.

Ein- und ausgehende Mails werden aus dem Firmenpostfach abgerufen und dem passenden Bewerber zugeordnet. Antworten gehen mit Vorlagen direkt aus der Software, Anhänge lassen sich als Dokument beim Bewerber ablegen. Der ganze Verlauf steht an einem Ort.

  • Abruf per IMAP alle 5 Minuten, Versand über SMTP oder Microsoft 365
  • Automatische Zuordnung über die E-Mail-Adresse
  • Mail-Vorlagen mit Platzhaltern wie Anrede und Termin
  • Externe Bilder erst nach Klick, Mails in einer abgesicherten Ansicht
Postfach mit gesendeten Mails links und der geöffneten Datenschutz-Mail rechts
Jede Mail landet automatisch beim richtigen Bewerber

Und dazu im Detail durchdacht.

  • Morgen-Mail

    Jeden Morgen um 7 Uhr: was überfällig ist, was heute ansteht und wer Geburtstag hat.

  • Geburtstage

    Die Geburtstage der nächsten Tage stehen bei den Aufgaben, für einen Anruf zur rechten Zeit.

  • Mails zuordnen

    Jede Mail landet beim richtigen Bewerber, Anhänge werden mit einem Klick zum Dokument.

  • Auskunft & Löschung

    Datenauskunft als Export und vollständige Löschung samt Dateien und Mails, protokolliert ohne Personendaten.

  • Eigene Felder

    Kategorien und Zusatzfelder wie Sprachen, Führerschein oder Lizenzen legt das Team selbst an.

  • Versionen

    Jede gespeicherte Fassung eines Lebenslaufs bleibt erhalten und lässt sich zurückholen.

  • Rollen

    Admins und Mitarbeiter mit eigenen Rechten, Einladung nur für die eingeladene Adresse.

  • Hinweise

    Eine Glocke in der Seitenleiste zeigt, was gerade Aufmerksamkeit braucht.

… und noch viele weitere Features.

Technik

Wie es gebaut ist.

Die Software ist eine Next.js-Anwendung mit Server Actions. Daten, Anmeldung und Dateien liegen in Supabase. Jede Tabelle ist per Row Level Security auf die eigene Organisation beschränkt, deaktivierte Benutzer verlieren sofort jeden Zugriff.

Der KI-Teil läuft ausschliesslich auf dem Server: Lebenslauf auslesen, persönliche Angaben durch Platzhalter ersetzen, nur diesen Text an OpenAI schicken und die Antwort wieder zusammensetzen. Die Zuordnung der Platzhalter existiert nur für die Dauer der Anfrage und wird nirgends gespeichert. Autoprozesse und Mailabruf startet ein Zeitplan in der Datenbank.

Web-AppBewerber · Pipeline · Postfach
Einwilligungsseitepersönlicher Link für Bewerber
FirmenpostfachIMAP · SMTP · Microsoft 365
Zeitplanstündlich · alle 5 Minuten
Next.js · ReactServer Actions · App Router
SupabasePostgres · Auth · RLS
Supabase StorageLebensläufe · Profile · Anhänge
OpenAInur Text mit Platzhaltern
pg_cronAutoprozesse · Mailabruf

Der Stack

Framework
Next.js 16React 19TypeScriptServer Actions
Oberfläche
Tailwind CSSshadcn/uidnd-kitTipTap
Datenbank & Auth
SupabasePostgreSQLRow Level Security
KI
OpenAIPseudonymisierungJSON-Antworten
Dokumente
PDF/DOCX auslesenPDF-ErzeugungHTML-Vorlagen
E-Mail
IMAPSMTPMicrosoft 365
Automatisierung
pg_cronAutoprozesseMorgen-Mail
Datenschutz
Einwilligung per LinkArt. 15Art. 17

Geprüft & abgesichert

Personaldaten sind besonders schützenswert. Deshalb ist der Datenschutz nicht nachträglich angebaut, sondern bestimmt, wie die Software arbeitet, vor allem dort, wo KI im Spiel ist.

  • Persönliche Angaben werden vor jedem KI-Aufruf ersetzt
  • Findet die Prüfung noch etwas, geht nichts an die KI
  • Row Level Security je Organisation, Rollen für Admins und Mitarbeiter
  • Einwilligung erst nach aktiver Bestätigung gespeichert
  • Löschprotokoll ohne Personendaten
  • Zugangsdaten fürs Postfach nur serverseitig lesbar

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